Kelas : 4eb20
NPM : 24210516
Pengendalian Manajemen
Pengendalian
manajemen terutama adalah proses untuk memotivasi dan memberi semangat
orang-orang yang melaksanakan kegiatan-kegiatan demi mencapai tujuan
organisasi. Ini juga merupakan proses untuk mendeteksi dan mengoreksi
kesalahan-kesalahan unjuk kerja yang tidak disengaja serta ketidak beresan yang
disengaja, seperti pencurian ataupun penyalah-gunaan sumber daya.
Proses. Pengendalian manajemen
mencakup sistem pengendalian manajemen yang terdiri atas tataan organisasi,
wewenang, tanggung jawab, dan informasi untuk memungkinkan pelaksanaan
pengendalian dan untuk memproses sekumpulan tindakan yang memastikan bahwa
organisasi bekerja untuk mencapai tujuannya.
Manajer. Pengendalian manajemen adalah
alat bagi para manajer, yang menggunakannya dalam interaksi di antara mereka
dan dengan bawahan. Ini adalah proses yang berorientasi kepada manusia.
Manajer-manajer ini merupakan titik fokus dalam pengendalian manajemen. Mereka
menyusun rencana untuk mengimplementasikan strategi dan mencapai tujuan, dan
merekalah orang-orang yang harus mempengaruhi orang lain dan yang unjuk
kerjanya diukur. Pejabat-pejabat staf organisasi mengumpulkan, menyarikan, dan
menyajikan informasi yang berguna dalam proses ini, dan mereka membuat
perhitungan-perhitungan yang menerjemahkan pertimbangan-pertimbangan manajemen
ke dalam format sistem.
Karena fokusnya
adalah pada manusia dan implementasi rencana, pengendalian manajemen
membutuhkan pertimbangan-pertimbangan psikologis yang kuat. Kegiatan-kegiatan
seperti komunikasi, membujuk, menasehati, memberi semangat, dan mengkritik
merupaakan bagian penting dari proses ini.
Tujuan. Tujuan-tujuan organisasi
ditetapkan sebelum proses perencanaan strategik. Tujuan-tujuan ini biasanya
tidak dikaitkan dengan waktu dan tidak mengenal batas waktu, meskipun informasi
yang diperoleh selama proses pengendalian strategik dapat menyebabkan
terjadinya perubahan tujuan. Setelah tujuan organisasi ditetapkan, proses
perencanaan strategik dapat digunakan untuk mengembangkan strategi-strategi
dalam bentuk cara mencapai tujuan.
Efisiensi dan efektivitas.
Pengendalian manajemen memanfaatkan pengendalian tugas untuk memastikan unjuk
kerja yang efektif dan efisien di tingkat tugas. Efektivitas diartikan sebagai
kemmpuan suatu unit untuk mencapai tujuan yang diinginkan, sedangkan efisiensi
menggambarkan berapa banyak masukan yang diperlukan untuk menghasilkan satu
unit keluaran tertentu. Unit organisasi yang paling efisien adalah unit yang
dapat menghasilkan sejumlah keluaran terbanyak denagn masukan yang tersedia.
Efektivitas selalu
berkaitan dengan tujuan organisasi. Efisiensi sendiri belum tentu terkait
dengan tujuan tertentu. Unit organisasi yang efisien adalah unit yang melakukan
apapun dengan penggunaan sumber daya minimal; tetapi jika yang dilakukannya –
keluarannya – tidak mencapai tujuan organisasi, unit tersebut tidak efektif.
Manajer-manajer
senior menggunakan sistem pengendalian manajemen untuk mendeteksi
situasi-situasi lepas kendali, bila operasi organisasi tidak efisien atau tidak
efektif, dan untuk meyakinkan diri sendiri bahwa organisasi telah melaksanakan
strateginya secara efektif dan efisien. Proses pemastian ini penting bagi
manajer terutama karena, ketika mereka bertindak sebagai manajer, mereka tidak
mengerjakan pekerjaan itu sendiri. Fungsi mereka adalah memastikan bahwa
pekerjaan telah dilakukan oleh orang lain; dan bila mereka tidak dapat
mengamati pekerjaan yang edang dilakukan orang lain itu, mereka memerlukan
pemastian dari sistem pengendalian manajemen bahwa pekerjaan tersebut memang
sedang dilaksanakan.
Karakteristik dari sistem pengendalian manajemen. Pengendalian manajemen meliputi baik tindakan-tindakan untuk
menuntun dan memotivasi usaha guna mencapai tujuan organisasi maupun
tindakan-tindakan untuk mengoreksi unjuk kerja yang tidak efektif dan tidak
efisien.
Sistem pengendalian
manajemen yang berbeda diperlukan untuk situasi yang berbeda, tetapi semuanya
mempunyai karakteristik berikut:
1. Sistem pengendalian manajemen difokuskan pada program dan
pusat-pusat tanggung jawab. Program adalah kegiatan-kegiatan yang menyangkut
produk, lini produk, riset, dan pengembangan, atau kegiatan-kegiatan serupa
yang dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya. Pusat pertanggung jawab
unit organisasi yang dipimpin seorang manajer yang bertanggung jawab.
2. Informasi yang diproses pada sistem pengendalian manajemen
terdiri atas dua macam; (a) data terencana dalam bentuk program, anggaran, dan
standar, dan (b) data aktual mengenai apa yang telah atau sedang terjadi, baik
di dalam maupun diluar organisasi.
3. Sistem pengendalian manajemen merupakan sistem organisasi
total dalam arti bahwa sistem ini mencakup semua aspek dari operasi organisasi.
Fungsinya adalah membantu manajemen menjaga keseimbangan semua bagian operasi
dan mengoperasikan organisasi sebagai suatu kesatuan yang terkoordinasi.
4. Sistem pengendalian manajemen biasanya berkaitan erat dengan
struktur keuangan, di mana sumber daya dan kegiatan-kegiatan organisasi
dinyatakan dalam satuan moneter.
5. Aspek-aspek perencanaan dari sistem pengendalian manajemen
cenderung mengikuti pola dan jadwal tertentu.
6. Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang terpadu dan
terkoordinasi di mana data yang terkumpul untuk berbagai kegunaan dipadukan
untuk saling dibandingkan setiap saat pada setiap unit organisasi.
Perencanaan dan
Pengendalian Strategik
Pengendalian
manajemen menyangkut implementasi strategi. Pengendalian strategik mengacu pada
pemeliharaan kondisi lingkungan dari strategi. Kedua jenis pengendalian ini
banyak memanfaatkan informasi umpan balik, tetapi informasi umpan balik pada
pengendalian strategik digunakan untuk mengevaluasi latar belakang dari
strategi-strategi sedang berjalan serta asumsi-asumsi lingkungan yang menjadi
dasar perumusan-ulang strategi. Pengendalian manajemen lebih banyak menekankan
pada pengendalian variabel-variabel intern, sedangkan pengendalian strategik
seringkali mengurusi perubahan-perubahan pada variabel-variabel ekstern
terhadap mana organisasi harus menyesuaikan diri. Sejauh variabel-variabel
ektern dapat dikendalikan oleh organisasi, perbedaan antara metode pengendalian
strategi dan metode pengendalian manajemen cenderung memudar. Namun, kedua
jenis pengendalian ini harus dipandang sebagai dua fungsi yang terpisah agar
kemampuan-kemampuan manjerial yang berbeda dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya.
Perencanaan strategik
adalah proses untuk merumuskan kegiatan-kegiatan jangka panjang yang mencakup
baik penetapan tujuan maupun kebijakan pengarah dan strategi untuk
mencapai tujuan tersebut.
Sekali keputusan
dan rumusan perencanaan strategik ditetapkan, pengendalian manajemen bertugas
memastikan agar kebijakan dan strategi ini dilaksanakan. Bila organisasi
bekerja sesuai dengan arahan kebijakan dan strategi tersebut, organisasi
dikatakan “terkendali” Bila tidak, dikatakan “lepas kendali”.
Perbedaan antara
pengendalian manajemen dengan perencanaan dan pengendalian strategik.
Perencanaan strategik mendahului proses pengendalian manajemen. Proses
pengendalian manajemen menganggap bahwa strategi telah ditetapkan (tertentu)
dan mengembangkan suatu sitem untuk mengimplementasikannya. Pengendalian
strategik biasanya mendahului tetapi mungkin juga mengikuti proses pengendalian
manajemen jika tujuan organisasi tidak tercapai, meskipun strategi telah
dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Proses perencanan
strategik pada dasrnya bersifat tidak reguler, sedangkan pengendalian manjemen
merupakan proses yang cukup sistematik dan kontinu.
Kebanyakan
informasi untuk pengendalian manajemen dikembangkan secara internal dalam
bentuk tindakan-tindakan ekonomis dan psikologis yang dapat digunakan untuk
menyemangati, menuntun, dan mengoreksi tindakan-tindakan para manajer.
Proses pengendalian
manajemen dan proses perencanaan strategik cenderung bertumpang-tindih
sewaktu-waktu, tetapi macam alat analisis yang digunakan, macam pemikiran yang
diperlukan, dan sumber informasi yang digunakan berbeda dan perlu secara jelas
dibedakan.
Tinjauan Sistem
Pengendalian Manajemen
Struktur
Struktur
pengendalian manajemen dipusatkan pada berbagai macam pusat tanggung jawab.
Pusat tanggung jawab adalah suatu unit organisasi yang dikepalai oleh seorang
manajer yang bertanggung jawab. Pusat-pusat ini dikelompokan berdasarkan sejauh
mana masukan dan keluaran yang menjadi tanggung jawab manajer pusat diukur
dalam satuan moneter.
Proses
Mayoritas proses
pengendalian manajemen melibatkan komunikasi dan interaksi informal di kalangan
manajer dan karyawan. Komunikasi informal terjadi melalui memo, rapat,
percakapan, bahkan melalui isyarat-isyarat seperti ekspresi wajah. Walaupun
kegiatan informal ini sangat penting dalam pengendalian manajemen, sulit untuk
diuraikan secara sistematis. Disamping pengendalian informal, kebanyakan
perusahaan mempunyai sistem pengendalian formal, yang meliputi tahap-tahap
pemograman, penganggaran, operasi dan pengukuran, serta pelaporan dan analisis,
yang saling berkaitan.
Pemograman.
Pemograman adalah
proses memilih program spesifik untuk kegiatan-kegiatan organisasi.
Program-program ini yang merupakan hasil dari proses pemograman memperlihatkan,
mana, kapan, dan berapa banyak sumber daya akan digunakan untuk tiap-tiap
program. Program menunjukkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan organisasi
dalam rangka pelaksanaan strateginya. Pada perusahaan yang berorientasi kepada
laba, setiap produk atau lini produk adalah program. Kegiatan riset dan
pengembangan mungkin juga merupakan program. Inti dari suatu program adalah
seperangkat tindakan yang menuju kepada produksi
atau distribusi keluaran berupa barang atau jasa dengan
menggunakan sumber daya dari satu atau lebih unit organisasi.
Penganggaran.
Anggaran operasi
suatu organisasi merupakan rencana tindakannya, biasanya dinyatakan dalam
satuan uang, untuk periode tertentu, biasanya satu tahun. Dalam proses
penganggaran, anggaran umumnya, disusun dengan menggabungkan anggaran-anggaran divisi
dan departemen, yang merupakan tanggung jawab manajer divisi atau departemen.
Sebagai bagian dari proses ini, masing-masing program diterjemahkan ke dalam
kegiatan-kegiatanyang berkaitan dengan tanggung jawab manajer dari setiap pusat
tanggung jawab untuk periode tersebut. Tiap-tiap manajer bertugas melaksanakan
suatu program atau sebagian program. Walaupun alat pelaksanaan strategi pada
mulanya dikembangkan sebagai program-program, dalam proses penganggaran
program-program ini diterjemahkan ke dalam bentuk tugas-tugas pusat tanggung
jawab. Proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan ajang negosiasi
antara manajer pusat tanggung jawab dengan atasannya untuk menetukan apa yang
akan dilakukan manajer dan dengan cara bagaimana. Hasil akhir dari negosiasi
ini adalah pernyataan yang telah disahkan mengenai pendapatan dan pengeluaran
yang diharapkan selama tahun anggaran untuk setiap pusat tanggung jawab dan
untuk organisasi secara keseluruhan.
Operasi dan pengukuran.
Selama periode
operasi aktual, dilakukan pencatatan tentang sumber daya yang secara aktual
digunakan, dinyatakan dalam bentuk biaya, serta mengenai pendapatan yang secara
aktual diperoleh. Catatan ini sudah sangat terstruktur sehingga data biaya dan
pendapatan terkelompok baik menurut program maupun menurut pusat tanggung
jawab. Data yang dikelompokkan menurut program digunakan sebagai dasar untuk
pemograman yang akan datang, sedangkan data yang dikelompokkan menurut pusat
tanggung jawab digunakan untuk mengukur unjuk kerja atau prestasi manajer pusat
tanggung jawab. Untuk kepentingan yang terakhir ini, data tentang hasil aktual
dilaporkan dengan cara sedemikian hingga dapat dibandingkan langsung dengan
cara seperti yang tertuang dalam anggaran.
Pelaporan dan analisis.
Sistem pengendalian
manajemen berfungsi sebagai alat komunikasi. Informasi yang dikomunikasikan
terdiri atas data akuntansi dan non-akuntansi, dihasilkan baik dari dalam
maupun dari luar organisasi. Informasi ini membuat manajer mengetahui apa yang
sedang terjadi guna memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh berbagai
pusat tanggung jawab yang terpisah-pisah terkoordinasi dengan baik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar